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4 outils pour la gestion de projet

le 11/06/2010 dans Gestion de projet
Angus MacGyver

En dehors de laBonneCitation.com, je suis chef de projet web dans une start-up. Un métier que j'apprends au fil de mes expériences avec au départ une légère formation académique du sujet.

Un métier aussi très concret au jour le jour mais bien difficile à expliquer quand on se voit poser la fameuse question "Mais en fait tu fais quoi ? J'ai pas bien compris...". Pour réponse, redirigez-les vers l'article "Comment parler à un chef de projet" sur le site de Capitaine commerce qui décrit bien ce métier et ses facettes.

Ici, tout autre chose, je tenais à partager les outils pour moi essentiels en management de projet web et que j'utilise tous les jours.

 

Outlook et Xobni

Outlook parait banal mais est tellement utile et pratique. En organisant les dossiers par projets puis en attribuant à chaque mail un projet, c'est à dire que chaque message est relatif à un projet donné, il permet de retrouver et d'archiver bien rapidemment toutes les discussions et aussi de pouvoir argumenter en cas de polémiques. La Inbox contenant alors les messages à traiter, c'est à dire la todo list du moment.

Toutefois deux petits bémols, l'impossibilité d'avoir une auto-complétion du sujet de ses e-mails (là où Gmail basé sur un navigateur le permet) et les recherches qui imposent de soumettre sa requête sans pouvoir afficher les résultats au cours de la frappe (ce que propose Mail de Apple). Je précise que j'utilise toujours Outlook 2003 et que ces fonctions ont peut être vues le jour sur Outlook 2010...

Xobni est lui moins connu mais redoutable. Extension de Outlook, il ajoute de manière simple et rapide toute une batterie de fonctionnalités plus ou moins utiles. Je l'utilise en version gratuite (et non dans sa version pro) dans laquelle vous pouvez afficher les informations de vos contacts sur les différentes réseaux sociaux (dont LinkedIn ici le plus utile; et Facebook). Xobni permet aussi de combler le point faible d'Outlook pour la recherche de messages dans vos dossiers, en affichant les messages au fur et à mesure que vous entrez votre recherche. Une fonctionnalité qui elle me poussera un jour à passer à la version pro, est l'autocomplétion de l'adresse e-mail de vos destinataires en se basant sur l'ensemble de vos e-mails archivés.

En résumé Xobni est un outil très pratique pour la conduite et le pilotage de projet ainsi que l'archivage des communications et des documents s'y rapportant. A noter aussi que Xobni est disponible pour de nombreux smartphones.

Liens :

 

Jing

Le deuxième logiciel que j'installe sur un nouveau PC est Jing de TechSmith (sur Mac il consomme trop de ressources et l'application native est efficace). Selon moi l'un des meilleurs logiciels pour les captures d'écran ! Une fois téléchargé et installé, son utilisation est très intuitive et on ne pourra pas se cacher de jouer avec le soleil jaune qui permet d'accéder à l'outil.

Lors d'un projet web il est parfois difficile d'expliquer rapidement un bug, de pointer un élément sur un site. Jing vous le permet en moins de 5 secondes. Une fois l'image capturée, vous l'éditez via l'interface pour surligner les éléments à mettre en valeur, ajouter du texte,.... Ensuite il n'y a plus qu'à copier et à coller la capture dans le corps de l'e-mail ou l'enregistrer. On appréciera aussi les captures vidéo toutes aussi intuitives et efficaces.

A noter que Jing propose une version gratuite très suffisante et une version pro ajoutant des fonctionnalités supplémentaires.

Liens :

 

PdfCalendar

Il est pour moi difficle d'organiser le planning d'une équipe ou d'avoir une vue globale sur le mois sans un calendrier imprimé. PdfCalendar vous permet d'éditer le votre et de l'imprimer ensuite pour pouvoir le griffonner comme vous l'entendez. Vous personnalisez votre calendrier en ligne en choisissant absolument tout : la langue, le jour commençant la semaine...et même l'affichage des numéros de semaine.

Liens :

 

Todopaper

Le plus récent et le plus efficace des outils que j'utilise pour organiser mon travail. Travaillant sur nombre de projets à la fois (le terme de "projet" ici est à nuancer car on ne peut pas vraiment parler de projets au vue de leur temps de développement, mais on est plus proche de ce que les Anglo Saxons appellent en project management "piecemeal"), j'utilisais un fichier texte pour y reporter ma todo liste et l'état de chacun des travaux en cours. Puis on m'a fait découvrir Todopaper pour Windows (TaskPaper est son pendant original sur Mac et iPhone). On pourrait le résumer à un fichier texte amélioré avec un historique, une classification par projet, un système de tags et une recherche intuitive,...et tout cela intuitivement et simplement.

Le logiciel est gratuit pendant 15 jours puis coûte ensuite 30$ mais il en vaut vraiment la peine. Une autre fonctionnalité très pratique : exporter votre todo liste en fichier texte et vous avez votre rapport d'activité presque prêt à envoyer à votre supérieur !

Liens :

 

J'espère que si vous utilisez ces outils, vous les apprécierez également. Bien sûr on n'oubliera pas la feuille de papier et le stylo ! En connaissez vous d'autres ?

 

Crédits Photos: Angus "Mac" Gyver de Jeremy Pavleck sur Flicker

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